XR-tapahtuman järjestäminen
Mitä asioita on syytä ottaa huomioon, kun järjestetään tapahtumia virtuaalitodellisuudessa? Tutustu alla XR-tapahtuman järjestämisvinkkeihin sekä siihen, millaisia rooleja XR-tapahtuman fasilitoinnissa tarvitaan.
Tässä esitetyt XR-tapahtuman järjestämiseen liittyvät huomiot pohjautuvat pääosin EduXR-virtuaalitapahtumien kokemuksiin. Tapahtumanjärjestämisestä voi lukea lisää Anna Muukkosen ja Emmi Putkosen (2020) julkaisusta Virtuaalimaailmassa tapahtuu: Käsikirja VR-tapahtuman tuotantoon.
Tapahtuman toteutusmuoto
Virtuaalitodellisuudessa järjestettävä tapahtuma voi noudatella tyypillisen kasvokkain järjestettävän konferenssin rakennetta, tai sen toteutus voidaan suunnitella erilaisista lähtökohdista. Esimerkiksi EduXR-tapahtuma toteutettiin eri vuosina eri tavoin: ensimmäisenä vuonna virtuaaliauditoriossa ja seuraavana vuonna ohjattuina kierroksina eri virtuaalitiloissa.
Kasvokkaisiin tai verkkokokousalustoilla järjestettäviin tapahtumiin verrattuna VR-alustoilla on erityisen tärkeää kiinnittää huomiota tapahtuman kestoon. Yhtäältä kestoa rajoittaa VR-lasien akunkesto ja toisaalta niiden käyttöergonomia pidempiaikaisessa yhtäjaksoisessa käytössä. Tapahtuma kannattaa siis suunnitella kestoltaan mahdollisimman tiiviiksi.
1) Seminaari virtuaalisessa auditoriossa
EduXR 2020 -tapahtuma järjestettiin seminaarityyppisenä tapahtumana AltspaceVR-ympäristöön rakennetussa virtuaalisessa auditoriossa. Esiintyjät pitivät puheenvuoronsa reaaliaikaisesti yleisön edessä esiintymislavalla, ja esitysmateriaali näytettiin esiintyjän takana olevalla valkokankaalla. Esitysmateriaalissa on hyvä ottaa huomioon resoluution rajoitteet virtuaalitodellisuudessa. Esityksissä kannattaa siis suosia suuria ja selkeitä kuvia sekä pitää tekstin määrä minimissä ja fonttikoko suurena.
EduXR-tapahtuman verkkosivujen kautta löytyy tallenteita ja kuvia tilaisuudesta.
2) Ohjattu kiertely virtuaalitiloissa
EduXR 2021 -tapahtumassa kokeiltiin puolestaan toteutustapaa, jossa esiintymislavan sijasta tarjottiin tietoiskuja ja tutkimusta opastetuilla kierroksilla erilaisissa virtuaalitiloissa AltspaceVR-ympäristössä. Tarkoituksena oli sitoa informaatio ja kokemus paremmin paikkaan ja kontekstiin.
Kunkin pisteen esiintyjät olivat paikalla joko reaaliaikaisesti avatarhahmoina tai tallennettuina 360-videohahmoina, joita yleisö pystyi katsomaan mistä suunnasta tahansa.
Tarkempaa tietoa vierailtavista virtuaalitiloista ja ohjelman rakenteesta löytyy tapahtuman verkkosivuilta.
Tapahtuman toteutusalusta
EduXR-tapahtumien alustana käytettyä AltspaceVR-ympäristö on poistunut saatavilta, mutta muita vastaavanlaisia sosiaalisen VR:n alustoja on mahdollista käyttää samaan tarkoitukseen. Yksi esimerkki on Spatial.io, jota voidaan käyttää sekä VR-laseilla, mobiililaitteilla että tietokoneen verkkoselaimella.
Onkin hyvä pyrkiä tarjoamaan niin monipuoliset osallistumisvaihtoehdot kuin järjestämiseen käytössä olevien resurssien puolesta on mahdollista. Joitakin keinoja tähän ovat esimerkiksi seuraavat:
- Selainpohjaisen ja laiteriippumattoman käytön mahdollistava alusta (kuten edellä mainittu Spatial.io)
- Tapahtuman striimaus (esimerkiksi YouTubessa) tai näytön jakaminen Zoomin tai muun verkkokokousalustan kautta niille osallistujille, jotka eivät voi jostakin syystä osallistua varsinaisessa tapahtumaympäristössä
- Jälkikäteen saataville tuotava tallenne tapahtumasta
- Varaympäristö teknisten ongelmien varalta (tapahtuman luonteesta ja laajuudesta riippuen esimerkiksi jokin toinen VR-ympäristö, verkkokokoustyökalu kuten Zoom tai yksinkertaisempi selainpohjainen virtuaaliympäristö kuten Gather.town tai Kumospace)
Ulkoinen ja sisäinen viestintä
On tärkeää, että tapahtumasta aletaan viestiä hyvissä ajoin ennen tapahtumaa, mutta viestintää – sekä sisäistä että ulkoista – tarvitaan myös tapahtuman aikana.
Ennen tapahtumaa ja tapahtuman jälkeen
Selkeät verkkosivut auttavat kokoamaan olennaisen pysyväluonteisen tiedon (sisältö, aikataulut, tapahtumalinkit, osallistumisohjeet ja mahdolliset ilmoittautumisohjeet) helposti samasta paikasta saataville.
Sosiaalisen median kanavat tukevat tiedottamista sekä ennen että jälkeen tapahtuman. Virtuaalitodellisuudessa järjestettävissä tapahtumissa esimerkiksi osallistujalistan tai kirjallisen palautteen kerääminen voi olla haastavaa, sillä VR-laseja käytettäessä kirjoittaminen on hankalaa ja osallistujat käyttävät usein nimimerkkejä, minkä lisäksi kaikille avoimissa tilaisuuksissa osallistujia ei tiedetä etukäteisilmoittautumisten perusteella. Palautteenkeruussa ja osallistujien dokumentoinnissa kannattaakin hyödyntää sosiaalista mediaa.
Tapahtuman aikana
Ulkoisia viestintäkanavia, kuten sähköpostia ja sosiaalisen median kanavia, käytetään informoimaan tapahtumaan osallistuvia mahdollisista muutoksista tai ongelmista.
Sisäiseen viestintään sopivia työkaluja ovat pikaviestimet, kuten WhatsApp, Teams ja Discord, joiden avulla informaatio saadaan tapahtumaa järjestävälle henkilöstölle nopeasti välitöntä reagointia vaativissa tilanteissa.
Viestintäkanavia valittaessa on hyvä ennakoida mahdollisesti tapahtuvia ongelmatilanteita, jotta pystytään valitsemaan sopivat kanavat tukemaan kahdensuuntaista vuorovaikutusta ja nopeaa informaation välitystä osallistujille. On tärkeää, että tapahtuman aikana osallistujilla on tiedossa yhteyshenkilö, jonka saa kiinni virtuaaliympäristön ulkopuolella (esim. sähköpostitse, puhelimitse ja/tai sosiaalisessa mediassa).
Fasilitointi tapahtuman aikana
VR-ympäristössä järjestettäviin tapahtumiin on tärkeää resursoida riittävästi henkilökuntaa. Heistä kannattaa organisoida esimerkiksi kaksi tiimiä: fasilitoinnista vastaava sekä teknisestä toimivuudesta vastaava tiimi.
Fasilitointi tarkoittaa yhteistoiminnan ja ryhmäprosessien suunnittelua ja toteuttamista. Fasilitaattori auttaa ryhmää pääsemään asetettuihin päämääriin ottamatta kantaa sisältöön. Fasilitaattori on puolueeton osapuoli, jonka tehtävänä on auttaa osallistujia viihtymään, oppimaan, oivaltamaan ja saamaan tapahtumasta ja esityksistä enemmän irti.
Teknisen tiimin tulee perehtyä hyvin alustana toimivan VR-ympäristön tarjoamiin moderointi- ja tapahtumanjärjestämistyökaluihin, kuten osallistujien äänen vaimentamiseen, kaikille osallistujille suunnattujen kuulutusten tai tietoiskujen välittämiseen sekä mahdollisten häiritsevästi käyttäytyvien henkilöiden poistamiseen tilasta. Lisäksi tekninen tiimi vastaa varaympäristöstä ja tilaisuuden tallentamisesta.
”Vastaanottovirkailija” / Infohenkilö (ihmiskeskeinen rooli)
Hyvin järjestetyissä VR-tapahtumissa on huolehdittu, että asiakkaiden saapuessa tilaan heitä on vastaanottamassa infohenkilö, joka auttaa, neuvoo sekä opastaa asiakkaita.
Ohjatun kierroksen muodossa järjestettävässä tapahtumassa infohenkilö huolehtii yhdessä fasilitoijan kanssa siitä, että kaikki osallistujat löytävät oikeaan paikkaan kierroksella.
Fasilitoija (ihmiskeskeinen rooli)
Mikäli tapahtumassa on aikataulutettua ohjelmaa, kuten puheita tai työpajoja, on tärkeää, että mukana on ohjelmasta vastaavia fasilitoijia. Heidän tehtävänsä ovat samat kuin fyysisissä tapahtumissa: kuljettaa tapahtumaa eteenpäin, ohjeistaa ja johdatella osallistujia.
Puheiden ja työpajojen yhteydessä fasilitaattori kuuntelee aktiivisesti ja esittää tarkentavia kysymyksiä, aktivoi keskustelua ja huolehtii, että pysytään aiheessa.
Jos tapahtuma on luonteeltaan ohjattu kierros eri virtuaalitiloissa, fasilitaattori huolehtii siitä, että tilojen väliset siirtymät toteutuvat aikataulussa ja kaikki osallistujat pysyvät ryhmän mukana.
Tekninen fasilitoija (tekninen rooli)
Digitaalisessa ympäristössä toimiessa teknisten ongelmien kohtaaminen on enemmän sääntö kuin poikkeus. Ongelmia voi ilmetä tapahtuman järjestämiseen liittyvissä ohjelmistoissa tai laitteistoissa. Teknisen fasilitoijan rooli keskittyy teknisten asioiden toimivuuden varmistamiseen ja mahdollisten ongelmatilanteiden ratkomiseen.
Moderaattori (tekninen rooli)
Osallistujamäärältään suuremmissa tapahtumissa fasilitaattorin rinnalla voi toimia myös moderaattori. Moderaattorin rooli on toimia virtuaalitodellisuuden järjestyksenvalvojana. Varsinkin kaikille avoimissa tilaisuuksissa voi tulla tilanteita, että paikalle ilmaantuu henkilöitä, jotka pyrkivät aiheuttamaan häiriötä. Moderaattorin rooliin sisältyy yleensä oikeudet poistaa VR-tilasta henkilöitä, jotka käyttäytyvät häiritsevästi muita kohtaan.
Moderaattorin tehtäviin voi kuulua myös osallistujien eri kanavissa lähettämien kysymysten ja kommenttien lukeminen.
Esiintyjät
Esiintyjät on syytä kutsua ennen tapahtumaa järjestettävään kenraaliharjoitukseen, jossa esitys harjoitellaan ja tarkistetaan tekniikan toimivuus. Kenraaliharjoitus on erityisen tärkeää, mikäli esiintyjällä ei ole aiempaa kokemusta XR-tapahtumassa esiintymisestä. Esiintyjän on mahdollista liittyä tapahtumaan joko tietokoneella tai VR-laseilla. Kummassakin tapauksessa ennakkoharjoittelu on suositeltavaa.
Reaaliaikaisen esiintymisen lisäksi on mahdollista myös näyttää tapahtumassa valmiiksi tallennettuja esityksiä. Nämä voivat olla esimerkiksi green screenin avulla tallennettuja 360-videoita, jotka sijoitetaan tapahtuman virtuaalitilaan, tai vaikkapa samassa VR-tilassa etukäteen tehtyjä haastatteluja tai pidettyjä puheenvuoroja, jotka esitetään tapahtumassa videolta.
Muistojen kerääjä (dokumentointi) ja/tai "kamerakäyttäjä" (striimaus)
Myös XR-tapahtumissa kannattaa tilaisuudesta tallentaa muistoja kuvien muodossa. Vastuu tapahtuman dokumentoinnista on suositeltavaa antaa yhdelle henkilölle, joka hallitsee tarvittavat ohjelmistot kuvakaappausten ottamiseen ja mahdollisten tallenteiden nauhoitukseen. Jos tapahtuma striimataan, myös tähän tarvitaan erillisellä avatarilla toimiva kamerahenkilö, joka jakaa näyttöään.
Tallenteiden osalta on hyvä muistaa, ettei niille tallennu keskustelua, jota ei ole tarkoitettu julkiseksi. Tapahtuman osallistujia on hyvä informoida etukäteen siitä, että tilaisuudesta tehdään taltiointeja, ja taltiointeja tekevän henkilön avatar-hahmo on suositeltavaa muokata hyvin erottuvaksi.
Lue lisää:
- Muukkonen, A. & Putkonen, E. (2020). Virtuaalimaailmassa tapahtuu: Käsikirja VR-tapahtuman tuotantoon. Metropolia.
- EduXR – Oppimisen laajenevat todellisuudet. (EduXR-tapahtumien verkkosivut)
Our Expertise
Id elit mauris neque, purus dui turpis gravida id viverra nunc sit risus quam ornare et massa viverra porta risus justo lectus morbi pulvinar non bibendum nisl quisque donec nunc facilisis fermentum.
01. Blood Bank & Chemistry
02. Coagulation & Cytology
Magna non in suspendisse arcu, lacus ut euismod arcu velit amet lacinia.
03. Hematology & Histology
Latest Case Studies
Imperdiet aliquet est vel nulla turpis eu consequat ullamcorper a egestas suspendisse faucibus eu velit, phasellus pulvinar lorem et libero et tortor, sapien nulla.
Address
123 5th Avenue, New York, US
Call Us
+1 123 456 7890
Email Us
info@example.com
Subsribe To Our Newsletter
Stay in touch with us to get latest news and special offers.
